Nu finns resultat som fokuserar på utmaningar som uppstår när projektbaserade organisationer arbetar med digitaliseringsdrivna förändringar. Att åstadkomma balans mellan ”exploitation” och ”exploration” kallas för ”ambidexteriet”. Mattias Jacobsson och Henrik C.J. Linderoth är projektledare och berättar om resultaten.
– Länge har tesen drivits att beställaren måste ta ansvar och ställa tydliga krav för att den digitaliseringsdrivna utvecklingen i samhällsbyggandet ska gå snabbare. Våra resultat visar att denna bild behöver nyanseras. I vissa typer av projekt finns det inte en enda tydlig beställare. I stället kan flera aktörer med beställarliknande roller påverka projektet under olika skeden, säger projektledarna.
Vem är det som kör?
I det studerade byggprojektet hade kommunen, projektutvecklaren, entreprenören, den långsiktiga fastighetsägaren och den framtida operatören alla inflytande över projektets inriktning. Deras mål var var för sig rimliga, men de hade olika affärslogiker, tidsperspektiv och syn på risk och nytta. Därför saknades en gemensam digital riktning. Resultatet blev att digitala initiativ utvecklades var för sig, snarare än som delar av en sammanhållen förändring. Att enbart efterfråga högre krav från ”beställaren” är alltså inte tillräckligt när det är oklart vem beställaren egentligen är.
– Därför ställer vi likt Musse Pigg och Kalle Anka frågan: Vem är det som kör?, säger Mattias och Henrik.
Projektet visar också att digital utveckling sällan följer en färdig strategi. Den formas i vardagen när aktörer växlar mellan att effektivisera med befintlig teknik och att pröva nya lösningar. Här spelar informella nyckelpersoner en viktig roll genom att initiera, anpassa och sprida digitala arbetssätt. För att deras insatser ska få långsiktig effekt behöver de dock tid, mandat, resurser och möjligheter att föra erfarenheter vidare.
Digitalisering ska ses som mer än en fråga om teknik och enskilda krav
De främsta mottagarna är egentligen alla parter: beställare, projektutvecklare, fastighetsägare, entreprenörer, konsulter och operatörer inom samhällsbyggnadssektorn. Resultaten är även relevanta för branschorganisationer och företagsledningar som vill stärka verksamheters långsiktiga digitala förmåga.
– Vi hoppas att resultaten bidrar till att digitalisering ses som mer än enbart en fråga om teknik och enskilda krav. I projekt med flera beställarliknande aktörer behöver man tidigt enas om vilken nytta digitaliseringen ska skapa för projektet som helhet, vem som ansvarar för den digitala riktningen och hur gemensamma mål ska följas upp. Men det är viktigt att understryka, digitaliseringen är en möjliggörare för att sätta ambitiösa mål i projektet, inte målet i sig, säger Mattias och Henrik.
Sprid digitala arbetssätt i vardagen
Resultaten kan också användas för att uppmärksamma de personer som i vardagen initierar, testar, anpassar och sprider digitala arbetssätt. Genom att ge dem tid, mandat, resurser och möjligheter att dela erfarenheter kan organisationerna undvika att goda initiativ stannar i ett enskilt projekt. Förhoppningen är att kunskapen ska bidra till mer samordnad digital utveckling och bättre lärande mellan projekt.
Nästa steg är att omsätta projektets resultat i arbetssätt som kan prövas i nya byggprojekt. Särskilt viktigt är att undersöka hur projekt med flera beställarliknande aktörer tidigt kan skapa en gemensam digital riktning. Det handlar om att tydliggöra vem som ansvarar för den digitala helheten, enas om gemensamma mål och följa upp om digitala lösningar skapar nytta för projektet som helhet. Återigen pekar detta på att digitaliseringen måste bli en strategisk fråga hos parterna.
Ett andra steg är att utveckla bättre former för lärande mellan projekt. Erfarenheter från digitala initiativ behöver fångas upp och föras vidare, i stället för att stanna hos enskilda personer eller i ett avslutat projekt, säger
– Slutligen behövs mer kunskap om hur informella nyckelpersoner som initierar, testar och sprider digitala arbetssätt kan stödjas. Med tid, mandat, resurser och forum för erfarenhetsutbyte kan deras initiativ bidra till långsiktig digital förmåga, säger projektledarna.
Digital teknik leder inte automatiskt till utveckling
– Ett viktigt medskick är att tillgång till digital teknik inte automatiskt leder till utveckling. Ansvar, incitament och arbetssätt behöver stödja utvecklingen. Sektorn behöver därför rikta större uppmärksamhet mot de ekonomiska och organisatoriska villkor som påverkar företagens faktiska agerande, säger Mattias och Henrik.
Även om det inte låg inom projektets direkta ram ser man att bredare studier av sektorns digitalisering ett grundläggande incitamentsproblem. Så länge företag inte förlorar affärer på att avstå från digitala arbetssätt saknas ofta tydliga drivkrafter att förändra verksamheten. I stora och komplexa projekt är modellbaserat arbete numera vanligt. I mindre projekt går det däremot fortfarande att bedriva en lönsam verksamhet utan att genomföra ens grundläggande kollisionskontroller.
– Sektorn behöver därför efterfråga och belöna digital förmåga på ett tydligare sätt. Det handlar inte om att använda digital teknik för teknikens egen skull, utan om att premiera arbetssätt som skapar kvalitet, effektivitet och långsiktig nytta. Så länge det är ekonomiskt möjligt att avstå från grundläggande digitala arbetssätt kommer omställningen sannolikt att förbli ojämn, säger projektledarna.