Vakansa Mäta

Enligt rapporter som Exponential Roadmap och Circularity Gap Report är minskad nyproduktion av byggyta en av de mest effektiva åtgärderna för att radikalt minska bygg- och fastighetsbranschens miljö- och klimatpåverkan. I Sverige betonas detta även av Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademins (IVA) rapport ”Resurseffektiva lokaler – lokaldelning som norm”, där slutsatsen tydligt är att delning av befintliga lokaler måste bli standard snarare än undantag. För att möjliggöra denna omställning behöver fastighetssektorn nya affärsmodeller, men framförallt måste sektorn börja mäta och värdera saker som idag ignoreras – framförallt hur ytor faktiskt används, snarare än hur mycket yta som byggs eller ägs.

På Vakansa arbetar vi med insikten att ”det som mäts blir gjort”. Därför lanserar vi initiativet ”Vakansa Mäta”, vars syfte är att skapa och implementera nya nyckeltal (KPI:er) för att mäta resurseffektivitet i form av ytanvändning. Tillsammans med ett fyrtiotal aktörer från fastighetsbranschen, banker och värderare har vi utvecklat dessa nyckeltal för att tydligt visa hur lokaler används och identifiera var ytsvinn förekommer.

I projektet använder vi innovativa metoder för datainsamling, inklusive sensorer med 96 procent träffsäkerhet som exakt mäter antalet personer som använder en viss lokal vid olika tider, kompletterat med självskattningsformulär där hyresgäster själva får ange sina behov och användningsmönster. Dessutom samlar vi in kompletterande data från passersystem, bokningssystem och andra relevanta källor, vilket ger en omfattande och nyanserad bild av hur lokaler faktiskt används.

Genom att ta fram data och visualisera resurseffektiviteten kan vi hjälpa fastighetsägare och hyresgäster att identifiera ineffektiva ytor, vilket skapar tydliga incitament för förändring. Insikterna leder till konkreta handlingsplaner för att minska lokalsvinnet genom exempelvis ökad delning, bättre planering av lokalbehovet, lokaloptimering och optimerad drift utifrån faktiskt användning, inte antaganden. På så vis hjälper vi organisationer att både minska sina kostnader och bidra till viktiga hållbarhetsmål där hushållning av kvadratmeter är centralt.

Vår primära målgrupp är fastighetsägare och hyresgäster som vill öka förståelsen för hur lokaler används och hur deras behov förändras över tid. För fastighetsägare ger detta viktiga indikatorer på hyresgästernas verksamhet och eventuella förändringar, vilket hjälper dem att proaktivt hantera risker som uppsägningar, konkurser eller outhyrda ytor. Genom en djupare förståelse av hyresgästens verkliga behov kan fastighetsägaren även optimera anpassningar, skapa mer attraktiva lokaler och därigenom både behålla befintliga hyresgäster och locka nya framtida hyresgäster. Byggnader som används multifunktionellt av fler hyresgäster, istället för funktionalistiskt och stå tomma när den tilltänkta hyresgästen inte använder ytan.

För hyresgästerna innebär detta en möjlighet att proaktivt anpassa sina lokaler efter verkliga behov snarare än maxkapacitet eller antaganden när det kommer till uppskattning av hur ytor används, något som forskningen visar är vanligt och särskilt aktuellt efter den ökande andelen distansarbete sedan pandemin.

Många organisationer betalar idag för betydligt mer yta än vad som behövs, vilket innebär ett onödigt resursslöseri med både pengar och miljöpåverkan. Särskilt om de betalar 100% av hyran, nyttjar ett kontor 10 % av tiden (källa: Vasakronan och Afry) och har en beläggnings på under 50% på grund av distansarbete. Genom vår metod kan hyresgäster enkelt identifiera överflödiga ytor, minska sina kostnader genom omförhandling eller andrahandsuthyrning, samt anpassa lokalerna till framtidens arbetssätt på ett databaserat sätt.

På längre sikt vill Vakansa med detta projekt skapa nya standarder och praxis i fastighetssektorn, där lokaldelning och effektiv ytanvändning blir norm snarare än undantag. Något som efterfrågas av hållbarhetsplattformar som jobbar med hållbarhetsdata och EU's nya CSRS direktiv där ESRS standarden eftersöker den typen av datapunkter kring resurseffektivitet och cirkularitet.

Genom att sprida vår kunskap och metod till fler sektorer och verksamheter hoppas vi bidra till att fastighetsbranschen kan ta avgörande steg mot en mer hållbar och resurseffektiv framtid på ett jämförbart sätt!